Departamento de Asistencia Médica y Emergencias
Procedimiento para la ejecución de tareas o responsabilidades asignadas.
Área de archivo - Propósito General
Organizar, clasificar, evaluar, y controlar la documentación entregada para su guardia y custodia, a fin de mantener actualizado este centro de información y consulta de fondos documentales y/o expedientes, ya que el archivo constituye la memoria de la División.
Tareas: Finalidades
Recepción: documentos para expedientes de personal
Las planillas de solicitudes de planes, familiares calificados y los siniestros deben estar relacionadas bajo la forma Sap-A-90, la cual contempla apellidos y nombres del trabajador o pensionado, N° de cédula de identidad, N° de compromiso, la firma del analista que entrega el formato y del archivista que lo recibe; la documentación de personal entregada al archivo, se guarda en carpetas especiales debidamente identificadas con los apellidos, nombres y N° de cédula de los empleados.
b. Proceso de archivo y solicitud de expedientes
Las solicitudes de planes de cobertura y familiares calificados deben ser clasificadas, ordenado alfabéticamente y archivado del lado izquierdo del expediente.
Los casos de H.C.M. y de emergencias deben ser revisados, desglosados, clasificados, ordenados alfabéticamente y archivados cronológicamente en el lado derecho del expediente.
En caso de solicitud de expedientes o documentos deberá llenarse el formato Sap-A-89 indicando los siguientes datos: apellidos y nombres del solicitante, apellidos y nombres del empleado o pensionado y N° de la cédula de identidad o N° código. Posteriormente el archivista procede a localizar el caso o expediente, lo revisa chequeando lo que contiene y que este al día, lo entrega al solicitante, este firma el formato de solicitud y dicho formato se guarda en una carpeta de expedientes en tránsito, luego de devuelto el documento, el formato pasa una carpeta de expedientes devueltos.
c. Desglose de planillas de solicitudes de planes y familiares calificados
Las planillas de solicitudes de planes de coberturas y familiares calificados de las pólizas de seguro de los empleados, jubilados, egresados y conjugues sobrevivientes del BCV están siendo actualizadas y retiradas de sus respectivos expedientes en forma temporal para ser enviadas a un proceso de digitalización de documentos (proyecto en curso), luego de seleccionadas las planillas a digitalizar se elabora un listado el cual deja constancia de la documentación que se está enviado.
Procedimiento para la ejecución de tareas o responsabilidades asignadas.
Área de archivo - Propósito General
Organizar, clasificar, evaluar, y controlar la documentación entregada para su guardia y custodia, a fin de mantener actualizado este centro de información y consulta de fondos documentales y/o expedientes, ya que el archivo constituye la memoria de la División.
Tareas: Finalidades
Recepción: documentos para expedientes de personal
Las planillas de solicitudes de planes, familiares calificados y los siniestros deben estar relacionadas bajo la forma Sap-A-90, la cual contempla apellidos y nombres del trabajador o pensionado, N° de cédula de identidad, N° de compromiso, la firma del analista que entrega el formato y del archivista que lo recibe; la documentación de personal entregada al archivo, se guarda en carpetas especiales debidamente identificadas con los apellidos, nombres y N° de cédula de los empleados.
b. Proceso de archivo y solicitud de expedientes
Las solicitudes de planes de cobertura y familiares calificados deben ser clasificadas, ordenado alfabéticamente y archivado del lado izquierdo del expediente.
Los casos de H.C.M. y de emergencias deben ser revisados, desglosados, clasificados, ordenados alfabéticamente y archivados cronológicamente en el lado derecho del expediente.
En caso de solicitud de expedientes o documentos deberá llenarse el formato Sap-A-89 indicando los siguientes datos: apellidos y nombres del solicitante, apellidos y nombres del empleado o pensionado y N° de la cédula de identidad o N° código. Posteriormente el archivista procede a localizar el caso o expediente, lo revisa chequeando lo que contiene y que este al día, lo entrega al solicitante, este firma el formato de solicitud y dicho formato se guarda en una carpeta de expedientes en tránsito, luego de devuelto el documento, el formato pasa una carpeta de expedientes devueltos.
c. Desglose de planillas de solicitudes de planes y familiares calificados
Las planillas de solicitudes de planes de coberturas y familiares calificados de las pólizas de seguro de los empleados, jubilados, egresados y conjugues sobrevivientes del BCV están siendo actualizadas y retiradas de sus respectivos expedientes en forma temporal para ser enviadas a un proceso de digitalización de documentos (proyecto en curso), luego de seleccionadas las planillas a digitalizar se elabora un listado el cual deja constancia de la documentación que se está enviado.
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